Arbeitstreffen Berlin, 2013: Sammlungserfassung, -digitalisierung und -vernetzung

„Der Workshop wird gemeinsam von GBIF-D Botanik und der AG Kuratoren der GfBS ausgerichtet. Er richtet sich an die KuratorInnen deutscher Herbarien. Themen für das Arbeitstreffen sind u.a. das im Rahmen von GBIF-D (www.gbif.de) aufgebaute Virtuelle Herbarium Deutschland, in dem Beleg-informationen aus deutschen Herbarien gemeinsam präsentiert werden. Außerdem stehen aktuelle Entwicklungen im Bereich botanischer Sammlungen auf dem Programm. Das Themenspektrum reicht dabei von Sammlungsverwaltungssystemen über Digitalisierungsprojekte bis hin zur Einbindung von Bürgerwissenschaftlern („Citizen Scientists“). Neben Kurzpräsentationen sind Portaldemonstrationen und ein Praxisteil geplant. Ein Schwerpunkt liegt auf dem Austausch bisheriger Erfahrungen sowie der Planung zukünftiger Gemeinschaftsprojekte. “ (Zitat aus dem Programm der Veranstalter)

Susanne Starke (Herbar), Sabrina Rilke (Botanik) und Ulrike Najmi (URZ) nahmen am Arbeitstreffen in Berlin teil und nutzten die Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch sowie zum Entwickeln neuer Projektideen. Insgesamt war es eine gute Möglichkeit, sich über den derzeitigen Stand der Digitalisierung in Deutschland, aber auch weltweit, zu informieren.
Es scheinen sich zwei Hauptrichtungen bei der Sammlungsdigitalisierung abzuzeichnen: zum einen ‚Gesamtbestände digitalisieren‘, zum anderen ‚Florenbestände digitalisieren‘. Im folgenden wird versucht, Argumente beider Richtungen darzustellen, so wie sie sich uns in der Diskussion dargestellt haben:

‚Gesamtbestände digitalisieren‘ ‚Florenbestände digitalisieren‘
Teilbestände des Herbars sind bereits digitalisiert, nun sollte Vollständigkeit angestrebt werden regionale Sammlungen sind i.d.R. gut erschlossen bzw. bearbeitet, extra gelagert und dadurch leicht zugänglich, deshalb eignen sie sich als Einzelprojekte
Erfassung der Metadaten erfordert hohen Zeit- und damit Kostenaufwand, daher wird i.d.R. eine nachträgliche Erfassung (vom Digitalisat) angestrebt für die regionalen Bestände liegen die Metadaten gerade bei neueren Belege oft schon digital vor bzw. können mit geringem Aufwand erfasst werden

Insgesamt wurde deutlich, dass die reine Digitalisierung bereits einiges an organisatorischer Vor-Arbeit erfordert, z.B. montieren der Belege bei geringen personellen Ressourcen, einlegen in Umschlagpapiere vergrößert Volumen der Herbarsammlung wesentlich bei geringen räumlichen Ressourcen.

Zur Präsentation der digitalisierten Daten. Sicher gibt es die Möglichkeit, die Herbardaten direkt bzw. über Data Provider an die Europeana, die Deutsche Digitale Bibliothek und nicht zuletzt an GBIF weiterzuleiten, jedoch sollte eine Präsentation der digitalen Herbardaten auf der Homepage des Herbars ebenso als realistisches Ziel betrachtet werden. Aktuell gibt es dazu verschiedene Software-Lösungen, die auch während des Arbeitstreffens vorgestellt wurden, so z.B. die Diversity Workbench, SeSam, JACQ und das Heritage Project. Eine Aussage dazu, ob und wie diese Software-Lösungen von anderen Institutionen unabhängig nachgenutzt werden können (d.h. ob die Projekt dem OpenSource-Ansatz für ihre Software folgen), muss beim jeweiligen Projekt erfragt werden.

Das Projekt FloraGREIF kann in diesem Kontext in die Richtung ‚Florenbestände digitalisieren‘ eingeordnet werden, als Referenz mag diese Webseite dienen. Angesprochen als Zielgruppe sind dabei eher kleine bis mittlere Herbare.

Langfristig wäre es wünschenswert, die Bestände auch von kleinen und mittleren Herbaren als Gesamtheit präsentieren zu können, da besonders hier die Bestände oft teilweise in verschiedenen Projekten und Plattformen erfasst worden sind und weiter erfasst werden. Eigentlich sollte das auch gar kein Problem sein, da es ’nur‘ um ein (möglicherweise rein virtuelles) Zusammenfassen von bereits vorliegenden digitalen Daten geht.

Text erstellt von: U. Najmi